Срок хранения договоров аренды в организации

Содержание

Договора аренды срок хранения

Срок хранения договоров аренды в организации

Вторая точка зрения – использование акционерным обществом нового Перечня – подтверждается ответом от 25.11.2021 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В.

Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»). Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру.
В ответе Е.В.

Соснов указывает, что договор должен быть представлен акционеру в том случае, если срок хранения его не истек.

Рекомендации Стоит сказать, что делопроизводитель или секретарь могут не знать обо всех соглашениях, заключенных предприятием. Это особенно актуально для крупных компаний.

Кроме того, наименование договора не является обязательным с точки зрения ГК РФ, а раз так, то для того, чтобы определить, к какому виду относится данный договор, при отсутствии его наименования и, соответственно, чтобы определить срок его хранения, договор необходимо будет прочитать и соотнести со статьями ГК РФ. Если вы затрудняетесь самостоятельно отнести договор к определенному виду, то стоит обратиться за консультацией в юридическую службу организации. Копии договора При работе с договорами возникает необходимость использования их копий различными структурными подразделениями организации. Хранение копий договоров должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации.
Как правило, срок хранения копий документов устанавливается до минования надобности.

Срок хранения договоров аренды нежилых помещений

Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение, при этом срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет;

  • звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов;
  • отметка «до минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее 1 года).

Срок хранения договоров

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

Сроки хранения договоров аренды на нежилое помещение в ооо

Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив.

Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.
Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам.

Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

А это значит, что те, кто составлял номенклатуру дел на 2011 год, имели возможность не просто ознакомиться, но и детально изучить новый Перечень.

На мой взгляд, он вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным. Но не будем забегать вперед. Постараюсь дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов.

Сроки хранения договоров… … по Перечню типовых управленческих архивных документов При использовании Перечня 1 следует четко разграничить две категории организаций:

Срок хранения договоров аренды нежилых помещений в организации

Нормативная база В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:

Многие спорные ситуации, которые обычно состоят в том, что та или иная сторона недобросовестно подходит к выполнению своих обязательств, могут быть решены при помощи договора как во внесудебном порядке, так и официально, в суде.

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив. В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении.

При этом сами бумаги располагаются на стеллажах (открытых или закрытых). Если они относятся к бланкам строгой отчетности или документам с грифом «коммерческая тайна», то должны присутствовать специальные сейфы.

В принципе, никто этот момент не проверяет, ведь это именно рекомендации, соблюдать которые выгодно самому предприятию. Суть очень проста: если за саму систему хранения не штрафуют, то вот за отсутствие тех бумаг, которые обязаны быть, частенько наказывают.

А если произойдет потоп, или документы будут уничтожены любым другим схожим образом, то виновато в этом будет только конкретное предприятие.

Используется две основные системы разделения договоров для их сохранения. Так, наименее распространенной системой является привязка к сроку хранения. Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет.

Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна. Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства.

Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые. Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет.

Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации. Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться.

К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно. Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме.

Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

:  Чем Отличается Взыскание От Выговора В Апмии

Срок хранения договоров в организации

Подпунктом 8 п. 1 ст.

23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.

Договора аренды нежилого помещения срок хранения

Согласно п. 2 ст. 651 ГК РФ период действия договора найма, начинающийся с 1 числа месяца настоящего года и завершающийся 30 (либо 31) числа предшествующего месяца следующего года, считается равным одному году (п. 3 информационного письма Президиума ВАС РФ N 66).

По обязательствам, срок исполнения которых не определен или определен моментом востребования, срок исковой давности начинает течь со дня предъявления кредитором требования об исполнении обязательства, а если должнику предоставляется срок для исполнения такого требования, исчисление срока исковой давности начинается по окончании срока, предоставляемого для исполнения такого требования. При этом срок исковой давности во всяком случае не может превышать десять лет со дня возникновения обязательства.

  • По регрессным обязательствам течение срока исковой давности начинается со дня исполнения основного обязательства.
  • Сроки хранения и уничтожения договоров

    С другой стороны, превышенный законный срок хранения договоров – это тот же штраф.

    Поэтому любая первичная документация (будь то приходная, отчётная, кадровая или документы по зарплате), без которой не обходится ни один предприниматель, должна быть утилизирована вовремя.

    Уничтожение договоров проводится конфиденциально, уполномоченными на то организациями. А вот незаконное уничтожение документации может повлечь за собой административную и даже уголовную ответственность.

    Списание и уничтожение договоров – сама экономия.

    Эта услуга предотвратит штрафные санкции, освободит драгоценные офисные площади и избавит весь коллектив от ненужной траты рабочего времени на поиски необходимого документа.

    Добавим, что не обязательно уничтожать договора безвозвратно: при необходимости перед утилизацией документы можно отсканировать и создать удобный электронный архив – своеобразную «историю компании».

    Каким должен быть срок хранения договоров

    Минимальный срок хранения договоров одинаков и для договоров бумажных, и для тех, которые хранятся в электронном виде.

    Срок действия договоров может быть как ограниченным, так и неопределённым (то есть документ будет в силе до тех пор, пока одна из сторон не пожелает прекратить сотрудничество).

    Кстати, срок хранения договоров, утративших свою актуальность, следует начинать отсчитывать не со следующих суток после истечения срока их действия, а с первого января следующего года.

    Сотням предприятий в процессе своей деятельности приходится заключать различные договора. Под договорами подразумеваются документы, подтверждающие взаимоотношения предприятия с контрагентами, касающиеся любых направлений его деятельности.

    Срок хранения договора аренды нежилого помещения

    Уменьшение остальных сроков хранения документов (в т.ч. и договоров), установленных Перечнем 1, недопустимо. Увеличение сроков хранения возможно в тех случаях, когда это вызвано интересами конкретной организации.

    Для расторжения заключенного договора в случае утраты необходимости в использовании помещения, одна из сторон должна предупредить своего партнера по соглашению за 3 месяца до даты расторжения. В договоре также могут быть указаны другие сроки расторжения соглашения.

    Источник: https://lawcapital.ru/nachislenie-alimentov/dogovora-arendy-srok-hraneniya

    Срок хранения договоров аренды нежилых помещений

    Срок хранения договоров аренды в организации

    Эти жилищные постройки являются по своей юридической природе нежилыми объектами. Однако, даже в этом случае сроки подобных имущественных отношений устанавливаются свободно и по согласованию сторон. Специфика будет проявляться только в особенностях заключения договора, а также его предмета, условий, формы.

    Срок исковой давности – это временный период, в течение которого лицо может предъявить иск в суд в ответ на нарушение своих прав, а также условий договора. Согласно ст. 200 ГК РФ этот период равен 3 годам, исчисляемых с момента, когда лицу стало известно о договорном или фактическом нарушении.

    В документе указано, что договор аренды нежилого помещения должен хранится на постоянной основе, то есть бессрочно. Однако, если собственник является организацией, которая не была сформирована государственными и муниципальными органами, то срок хранения всех документов составит не менее 10 лет.

    Бессрочный договор аренды нежилого помещения

    1. Арендодатель не предоставляет помещение или препятствует использованию. Например, арендодатель не предоставляет возможности для хранения оборудования, необходимого для ведения деятельности.
    2. Помещение обладает серьезными недостатками, которые были тщательно скрыты.

      Специальные действия по сокрытию недостатков объекта противоречат действующему законодательству РФ и правам арендатора.

    3. Арендодатель должен выполнить обязанности, но уклоняется от этого. Например, не проводится капитальный ремонт в сроки, которые были подтверждены при оформлении сделки на документальном уровне.

    4. Помещение оказалось в непригодном состоянии для эксплуатации. При этом предполагается отсутствие вины арендатора.

    Среди самых важных условий договора аренды нежилого помещения является срок, на который предполагается оформление документации.

    Однако если стороны не смогли определиться с интервалом, соглашение согласно части второй статьи 610 ГК РФ должно быть заключенным на неопределенное время, бессрочно.

    1. Арендатор должен выполнить ряд требований:
    • осуществить приемку помещений и имущества;
    • соблюдать все нормы по эксплуатации помещений;
    • регулярно проводить ремонт (текущий);
    • поддерживать в рабочем состоянии и своевременно проводить ремонт, техническое обслуживание оборудования;
    • своевременно проводить оплату аренды помещений в установленные сроки;
    • по истечении срока договора арены сдать все имущество и помещения, переданные в аренду арендодателю в рабочем состоянии.
    • передать помещения арендатору в рабочем состоянии;
    • известить арендатора при необходимости о наличии совладельцев недвижимости передаваемой в аренду и их правах;
    • осуществлять ремонт помещений (капитальный);
    • при проведении дополнительных работ арендатором по улучшению состояния помещений и оснащении дополнительным оборудованием оплатить все затраты;
    • принять помещения у арендатора по завершению срока договора.

    Предлагаем ознакомиться:  Договор длительной аренды нежилого помещения

    Для расторжения заключенного договора в случае утраты необходимости в использовании помещения, одна из сторон должна предупредить своего партнера по соглашению за 3 месяца до даты расторжения. В договоре также могут быть указаны другие сроки расторжения соглашения.

    Сколько должны храниться договоры аренды нежилых помещений у арендатора и у арендодателя

    Сроки хранения договоров не зависят от того, на каком материальном носителе осуществляется его хранение: будь то бумажный вариант или электронный. Чтобы вам легче было ориентироваться в сроках хранения договоров, приведем их общий список со ссылками на конкретные статьи Перечня 1 и указанием срока хранения.

    Обращаем ваше внимание, что Перечень 1 содержит сроки хранения не только гражданско-правовых договоров, но и предусмотренных трудовым законодательством. Оно и понятно.

    Ведь этот Перечень включает типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, независимо от формы собственности.

    Действующим российским законодательством указано, что по окончании срока действия должны храниться не менее пяти лет договора, касающиеся:

    • аренды транспорта;
    • перевозки грузов;
    • энергоснабжения;
    • страхования зданий;
    • охранной деятельности;
    • предоставления аудиторских услуг;
    • размещения рекламы;
    • внедрения автоматизированных систем;
    • аренды помещения.

    Теми видами договоров, которые нуждаются в постоянном хранении являются:

    • об основании общества;
    • договора о дарении;
    • купле-продаже земли или дома;
    • передаче прав на результат интеллектуальной работы и др.

    Что касается срока хранения договоров, которые потеряли свою актуальность, то его нужно начинать отсчитывать не с первого дня после прекращения их действия, а с первого января следующего года.

    • правоустанавливающие документы, подтверждающие права собственности на объект (помимо договоров приватизации или купли-продажи, договоров на строительство / ремонт / реконструкцию, актов о приемке / вводе в эксплуатацию, свидетельств о праве собственности, выписок из реестра и т.п. обязательна выписка / справка БТИ об официальном адресе каждого объекта недвижимости);
    • техническая документация (текстовое и техническое описание объекта, фото, чертежи, планы, инженерные схемы, руководства по эксплуатации и т.п.);
    • договоры с подрядчиками об эксплуатации и обслуживании объектов недвижимости и прилегающих территорий;
    • договоры аренды (систематизируются по алфавиту названий компаний-арендаторов, или по торговым площадкам объекта, или по срокам аренды) и первичные учетные / расчетные документы по их исполнению.

    Предлагаем ознакомиться:  Договор займа процент 10 от суммы займа

    Читайте ответ на вопрос про адрес на нашем сайте

    • законность и историю владения объектами недвижимости,
    • содержат их техническое описание и схемы,
    • подтверждают стоимость (включая амортизацию и затраты на эксплуатацию),
    • законность распоряжения правами на объекты,
    • расчеты с арендаторами,
    • уплату налогов и т.п.

    В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы — юридический отдел, бухгалтерию, кадры.

    В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования.

    Обратите внимание, что если договор заключается сторонами, к примеру, 1 числа месяца и действует до 30 31 числа предыдущего месяца следующего года, то в таком случае срок действия считается равным одному году, и договор подлежит государственной регистрации.

    Внимание! Период хранения трудовых договоров с.

    Договор аренды части нежилых помещений с указанием цели их использования

    6.1. Споры, возникающие между Сторонами по настоящему Договору или в связи с ним, разрешаются путем переговоров и/или направления претензий. Сторона, получившая претензию, обязана направить уведомление о ее получении в течение __________ с момента получения. Ответ по существу должен быть направлен Стороной в течение __________ с момента получения претензии.

    Бюджетное учреждение без согласия собственника не вправе распоряжаться особо ценным движимым имуществом, закрепленным за ним собственником или приобретенным бюджетным учреждением за счет средств, выделенных ему собственником на приобретение такого имущества, а также недвижимым имуществом.

    13.2. Арендодатель вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящий договор до окончания срока его действия в следующих случаях:

    • при нарушении Арендатором правил пожарной безопасности;
    • при нарушении Арендатором сроков и порядка выплат денежных средств, предусмотренных настоящим Договором;
    • при нарушении Арендатором условий п.4 и п.9 настоящего договора;
    • в соответствии с действующим законодательством.

    6.4. По истечении срока действия настоящего Договора, а также при досрочном его расторжении передать Арендодателю безвозмездно все произведенные в помещении перестройки и переделки, а также улучшения, составляющие принадлежность помещения и неотделимые без вреда от конструкций помещения.

    Предлагаем ознакомиться:  Дачная амнистия продлевается до 1 марта 2021 года

    3.1. Арендная плата устанавливается из расчета ______________ руб. за ____________________ . 3.2. Порядок и сроки осуществления арендных платежей: ___________________. 3.3.

    Арендная плата может быть пересмотрена по требованию одной из Сторон, но не чаще одного раза в год.

    Сторона, выступившая инициатором изменения размера арендной платы, обязана направить контрагенту подписанный проект дополнительного соглашения с новым условием.

    Сторона, получившая проект дополнительного соглашения, обязана в течение ________ с момента получения направить: а) протокол разногласий к дополнительному соглашению; б) подписанное дополнительное соглашение в случае согласия с его условиями; в) уведомление о расторжении настоящего Договора. Условие о новом размере арендной платы вступает в силу с момента государственной регистрации дополнительного соглашения к настоящему Договору. Обязанность по государственной регистрации дополнительного соглашения лежит на инициаторе пересмотра арендной платы.

    1.3.1. Земельный участок, указанный в п. 1.1 настоящего Договора, принадлежит Арендодателю на праве ________________, что подтверждается ___________________ . Границы земельного участка обозначены на Плане земельного участка (Приложение N ___), являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора. 1.4.

    Настоящий Договор вступает в силу с момента его государственной регистрации и действует в течение __________ (не менее года). 1.4.1. Течение срока аренды Помещения начинается с момента подписания Сторонами акта приема-передачи Помещения и земельного участка и прекращается одновременно с прекращением настоящего Договора. 1.4.2.

    Договор почасовой аренды нежилого помещения

    1.2. Подписанием настоящего договора стороны согласились с соответствием расположения передаваемого нежилого помещения в здании _________ сведениям, указанным в плане-схеме нежилого помещения (Приложение N __ к настоящему договору, являющееся его неотъемлемой частью).

    5.3. Невозвращение нежилого помещения арендатором в порядке, определенном в п. 2.2. настоящего договора, не является основанием для продления настоящего договора и влечет ответственность в размере 0,15% за каждый календарный день невозвращения от суммы, определенной п. 3.1. настоящего договора.

    Источник: https://vidniybereg.ru/srok-khraneniya-dogovorov-arendy-nezhilykh-pomeshcheniy/

    Срок хранения договоров в организации

    Срок хранения договоров аренды в организации

    Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?

    Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ

    «О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

    Подпунктом 8 п. 1 ст.

    23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).

    Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого-

    обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет.

    Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г.

    № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

    ) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень).

    При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.

    Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно:

    1) в статьях, содержащих конкретное название договора;

    2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня).

    Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет.

    По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены.

    Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.

    Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).

    При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима.

    Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).

    Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ.

    Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст.

    120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2).

    В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

    Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

    © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

    Таблица сроков хранения документов в организациях в 2021 году

    С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

    Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

    Общие сроки сохранения документации

    Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

    • временный – до 10 лет;
    • долгосрочный – более 10 лет;
    • постоянный.

    Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

    Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

    Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

    Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

    В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

    Основная цель экспертизы:

    1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
    2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
    3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
    4. Оценка документации, имеющей:
      • политическую;
      • хозяйственную;
      • научную;
      • культурную и пр. ценность

    Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

    В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

    I и IV разделы

    Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

    Учет кадровых документов (I)

    Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

    Период сохранения документации:

    1. 1 год:
      • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
      • данные лиц, не принятых на работу;
      • графики предоставленных отпусков.
    2. 3 года:
      • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
      • записи о трудовой дисциплине;
    3. 5 лет:
      • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
      • выписки по улучшению условий и охраны труда;
      • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
      • данные о командировках;
    4. 75 лет:
      • характеристики и личные карточки сотрудников;
      • трудовые договоры работников;
    5. 50 лет (до востребования владельцем):
      • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
    6. Постоянно:
      • коллективные договоры;
      • личные дела руководителей.

    Бухгалтерские документы(IV)

    К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

    Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

    В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

    Рекомендуем к прочтению: Отличник здравоохранения российской федерации

    Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

    Общепринятые периоды хранения:

    • первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
    • кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
    • расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

    Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

    Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

    Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

    приложения, пояснительные записки

    записки, доклады) к годовым

    балансам и отчетам

    уточнении балансов и отчетов

    заключения) о рассмотрении и

    утверждении балансов и отчетов

    постановке на учет в налоговых

    сумм по государственному и

    таблицы, сведения) о начисленных

    и перечисленных суммах налогов в

    бюджеты всех уровней.

    Переписка о разногласиях по

    взимания акцизных и других сборов

    заявления, решения, списки,

    ведомости, переписка) об

    освобождении от оплаты по

    налогам, предоставлении льгот,

    кредитов, отсрочек уплаты или

    отказе в ней по налогам, акцизным

    и другим сборам

    поступлений в бюджеты разного

    уровня и во внебюджетные фонды,

    задолженности по ним

    материальные счета бухгалтерского

    протоколы, акты, справки,

    докладные записки, переписка) о

    проведении документальных ревизий

    контрольно-ревизионной работе, в

    том числе проверке кассы,

    правильности взимания налогов и

    Рекомендуем к прочтению: Передаточный акт при реорганизации в форме присоединения

    (главная книга, журналы-ордера

    разработочные таблицы и др.)

    к ним, зафиксировавшие факт

    совершения хозяйственной операции

    и явившиеся основанием для

    бухгалтерских записей (кассовые,

    банковские документы, корешки

    банковских чековых книжек,

    ордера, табели, извещения банков

    и переводные требования, акты о

    приеме, сдаче, списании имущества

    и материалов, квитанции, корешки

    к ним, счета-фактуры, накладные

    и авансовые отчеты и др.).

    Документы о приеме выполненных

    работ (акты, справки)

    переписка) о взаимных расчетах и

    перерасчетах между организациями

    деятельности (об учете фондов, о

    наложении взысканий, штрафов,

    приеме, сдаче, списании

    материальных ценностей и др.)

    обязательства, переписка) о

    дебиторской и кредиторской

    расчеты, заключения) о переоценке

    основных фондов, определении

    износа основных средств, оценке

    стоимости имущества организации

    акты) об оплате, размене,

    страхования, с аудиторами

    ведомости) об инвентаризации

    основных средств, имущества,

    Источник: http://zakonosfera.ru/cat-num-20/srok-hraneniya-dogovorov-v-organizatsii.php

    Какой срок хранения установлен для договоров поставки – Правовой мир

    Срок хранения договоров аренды в организации

    Документальное оформление правоотношений создает основу для законного ведения деятельности. Заключение соглашения обеспечивает гарантию исполнения условий сделки. Договоры действуют до завершения погашения обязательств.

    Эти документы имеют юридическую силу и используются участниками отношений при возникновении споров, а также контролирующими и судебными органами при реализации ими своих функций.

    Один из самых актуальных вопросов, возникающих у руководителей предприятия, связан с хранением договоров. Рассмотрим его подробнее.

    Общие правила

    Срок хранения договоров определяется в зависимости от типа соглашения. Соответствующие периоды закрепляются, как правило, в учетной политике организации.

    Однако на практике они могут определяться и другими локальными актами, к примеру, номенклатурой дел. При ее составлении должны учитываться требования законодательства.

    Госучреждения, определяя правила, в соответствии с которыми будет осуществляться хранение договоров, руководствуются ведомственными перечнями.

    Типовые периоды

    На практике хранение договоров может осуществляться в течение периодов:

    1. Ограниченных датой. При определении срока во внимание принимаются условия дополнительных соглашений.
    2. Не ограниченные датой. В содержании соглашения может присутствовать, например, такая формулировка, как «до полного погашения обязательств».

    Отдельную категорию составляют документы постоянного хранения. К ним относят учредительные бумаги, соглашения о приобретении имущества, аренды и пр.

    Журнал учета

    Хранение договоров предполагает их регистрацию в специальной книге. В законодательстве отсутствуют четкие требования к форме учета. Предприятия самостоятельно разрабатывают журналы регистрации. В нем должны присутствовать следующие сведения:

    1. Номер, дата составления, название контрагента.
    2. Краткое описание документа. Как правило, указывается тип соглашения (поставки, выполнения работ и пр.).
    3. О продолжительности действия и окончательной дате, если заключено срочное соглашение.

    В журнале должны присутствовать сведения о договорах и приложениях к ним. Контролировать ведение учетной книги могут различные службы предприятия. К примеру, это может быть юридический отдел, бухгалтерия и пр.

    Группировка

    Хранение договоров может осуществляться различными способами. Например, соглашения могут объединяться в группы, в зависимости от характера правоотношений с другими участниками сделок. Соответственно, на предприятии оформляется несколько учетных журналов, в которых регистрируются соглашения:

    1. С контрагентами-поставщиками или приобретателями товаров. Предприятие может отдельно регистрировать постоянно действующие и разовые соглашения.
    2. С субъектами, оказывающими услуги. К таким документам, как правило, прилагаются дополнительные соглашения. Особое внимание уделяется порядку хранения договоров, связанных с арендой или коммунальным обслуживанием.
    3. Подряда. Такие договоры используются при строительстве.
    4. С сотрудниками.

    Книги регистрации выполняют очень важную функцию. Каждое учтенное соглашение в журнале имеет свой номер, посредством которого документ можно быстро найти в базе.

    Особенности периодов

    Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью. При этом следует учитывать минимальный период, предусмотренных законодательством. Он равняется 5 годам.

    В учетной политике коммерческого предприятия соглашения используются в качестве первичной документации. Это, в свою очередь, обязывает обеспечить хранение договоров в течение более 5 лет. Исключение могут составлять периоды, предусмотренные для трудовых соглашений с сотрудниками.

    Законодательство предписывает хранить и архивировать акты, связанные с рабочей деятельностью и зарплатой персонала. Время, в течение которого трудовые контракты должны находиться в архиве, составляет 75 лет.

    Такой продолжительный срок обуславливается необходимостью использовать сведения для начисления пенсий, а также восстановления записей, сделанных в период работы.

    Гражданско-правовые соглашения

    Они могут заключаться между предприятиями и физлицами для привлечения последних к выполнению какой-либо работы. Эти соглашения не включены в категорию трудовых договоров. На субъектов, с которыми они заключены, не распространяются соцгарантии, которыми могут пользоваться сотрудники, состоящие в штате. Гражданско-правовые соглашения могут храниться 5 лет после утраты своей актуальности.

    Перечни

    Нормативными актами утверждены списки:

    1. Типовых архивных управленческих документов. Они составляются в процессе работы госорганов, территориальных структур власти, организаций.
    2. Типовой архивной документации. Она формируется в рамках производственной и научно-технической деятельности предприятий.

    В предметных указателях к этим перечням определено достаточно большое количество типов договоров с соответствующими периодами хранения. К примеру:

    1. Соглашение подряда с организацией. Этот тип присутствует в первом перечне, срок хранения 5 лет.
    2. Соглашение о реализации проектов научно-технической направленности на региональном уровне. Этот тип предусмотрен во втором перечне. Такое соглашение хранится постоянно.

    Нюансы

    В перечнях рядом с некоторыми типами соглашений стоит отметка «ЭПК». Она означает, что по окончании срока, установленного для их хранения, экспертной комиссией просматривается дело. В результате пересмотра по нему принимается решение. Комиссия может продлить срок хранения или указать на необходимость уничтожить документы.

    Рекомендации

    Стоит сказать, что делопроизводитель или секретарь могут не знать обо всех соглашениях, заключенных предприятием. Это особенно актуально для крупных компаний. В этой связи специалисты рекомендуют:

    1. Вынести из указателей, присутствующих в перечнях, все типы прописанных там документов.
    2. Создать единый их список.
    3. С составленным перечнем пройти по всем подразделениям предприятия, которые имеют полномочия на заключение договоров.
    4. Передать список руководителям отделов с просьбой отметить, какие именно виды соглашений они оформляют.

    После получения нужной информации неотмеченные договоры можно хранить 5 лет.

    Особенности утилизации

    Окончание периода хранения договоров при отсутствии необходимости держать их далее на предприятии позволяет уничтожить документы. Для этого в организации должна быть сформирована специальная комиссия.

    Она будет ответственна за утилизацию договоров. Комиссия может создаваться как на постоянной основе, так и временно. В ее составе должно присутствовать не меньше трех сотрудников и председатель.

    Комиссия:

    1. Определяет документы, которые потеряли свою актуальность и выдержали установленный для них срок хранения. Источниками соответствующих сведений являются учетные журналы.
    2. Отбирает экономически нецелесообразные акты.
    3. Сверяет сроки с локальным документом, устанавливающим периоды хранения.
    4. Формирует описи.
    5. Утилизирует документы.
    6. Оформляет акт.

    При этом необходимо учесть, что уничтожение трудовых контрактов с сотрудниками не производится. В случае ликвидации предприятия эти договоры направляются в госархив. Что касается гражданско-правовых соглашений, то они утилизируются по общим правилам.

    Акт, который составляет комиссия в процессе уничтожения документов, обладает юридической силой. Он должен быть зарегистрирован в Общем журнале. При проверке налоговые органы могут его потребовать.

    Утилизация потерявших актуальность документов производится каждый год.

    Договор ответственного хранения: образец

    Такой тип соглашений в современных рыночных условиях считается одним из самых популярных. Договор хранения, образец которого представлен в статье, позволяет обеспечить содержание имущества в надлежащем состоянии в отсутствии собственника.

    Такие соглашения заключаются не только в сфере предпринимательства, но и для удовлетворения индивидуальных бытовых нужд. К примеру, граждане сдают свои вещи при посещении театра, передают багаж в камеры хранения в аэропортах и пр. К соглашениям такого типа применяются нормы ГК.

    Письменная форма – одно из требований, которому должен соответствовать договор хранения. Образец документа содержит:

    1. Предмет сделки.
    2. Обязанности и права сторон.
    3. Условия оплаты (если она предусматривается).
    4. Порядок разрешения споров.

    Общие положения соглашения

    В 866 статье ГК определено, что собой представляет договор ответственного хранения. Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности.

    Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял. Проще говоря, соглашение предусматривает передачу объекта во временное владение с условием возврата.

    Договор ответственного хранения относится к категории реальных. Соответствующие обязанности возникают у получателя в момент приема предмета. Между тем, договор хранения вещи может являться и консенсуальным.

    По его условиям предмет может передаваться лицу в оговоренный срок. Следует отметить, что такой договор хранения имущества можно оформить исключительно с профессиональным субъектом.

    Специфика сделки

    Во всех случаях предмет, в отношении которого заключается договор услуг, — хранение. В качестве объектов могут выступать разные предметы.

    Ими являются вещи как индивидуально определенные, так и объединяемые родовыми признаками, ценные бумаги и пр. В соглашении может устанавливаться конкретный период нахождения предмета у второй стороны.

    Срок хранения может быть неопределенным. В этом случае законный владелец предмета вправе истребовать его в любое время.

    Порядок оформления

    Как любое другое соглашение, договор хранения заключается по обоюдному желанию обоих участников. В некоторых случаях на сделку распространяется режим публичных актов. В ГК таковыми именуется только три типа соглашения. Первым является договор складского хранения. Положения, регулирующие его оформление, присутствуют в 908 статье Кодекса.

    Кроме этого, публичным считается договор хранения предметов в ломбарде и специализированных помещения транспортных предприятий (вокзалов, аэропортов). Установление соответствующего режима предписывает в первую очередь субъекту, принимающему объект, оформлять соглашение.

    Отказ в заключении договора может иметь место, как указывает 426 статья ГК, только в случае невозможности предоставить необходимую услугу.

    Согласно 37 пункту Правил, регулирующих перевозку багажа, грузов, пассажиров на железнодорожном транспорте, не допускается прием ручной клади, денежных средств, документов и прочих ценностей при отсутствии специализированного помещения для их содержания. В прочих ситуациях уклонение от оформления соглашения позволяет потребителю направить обращение в суд.

    Форма соглашения

    887 статья ГК содержит отсылку на 161 норму Кодекса. Ее положения действуют в части, не противоречащей специальным правилам ст. 887. Кроме этого, законодательство допускает дополнение 161 нормы определенными условиями. Например, эта статья содержит указание на нижний предел по сумме сделки, при котором письменная форма соглашения обязательна.

    887 норма, в свою очередь, раскрывает понятие подробно. Сумма сделки выражается в цене имущества, предоставляемого для хранения. Для определения обязательности документальной формы соглашения значения не имеет размер вознаграждения и само условие о необходимости его выплаты.

    Соответственно, даже договор безвозмездного хранения предполагает определение суммы сделки.

    продукции

    Достаточно часто в рамках предпринимательской деятельности оформляется договор хранения между юридическими лицами. При этом соглашение может предусматривать передачу во временное хранение самых разных предметов. Особый интерес, однако, представляет договор хранения товара.

    В 907 статье, в п. 1, присутствует определение такого соглашения. В соответствии с ним, один участник принимает обязательство за вознаграждение хранить продукцию, переданную ему законным владельцем, и вернуть ее в надлежащем состоянии.

    Эта формулировка позволяет определить три главных признака такой сделки:

    1. Особый предмет. В качестве него выступает товар. Это, в свою очередь, позволяет заключать соглашение в отношении индивидуально определенных и родовых объектов. Соответственно, на отношения может распространяться обычный или специальный (характерный для складского хранения) режим.
    2. Субъектный состав. В качестве хранителя в рамках сделки может выступать и коммерческая и некоммерческая структура. При этом для последних закон делает оговорку. Некоммерческие организации могут являться хранителями, если эта деятельность направлена на достижение целей, в соответствии с которыми они созданы. Контрагентами выступают субъекты, для которых передаваемые предметы являются продукцией, реализацию которой они осуществляют.
    3. Наличие вознаграждения.

    Источник: https://stepnoeadm.ru/grazhdanskoe-pravo/kakoj-srok-hraneniya-ustanovlen-dlya-dogovorov-postavki.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.